Es klappt nicht mit der ToDo-Liste? 8 Tipps, die Ihnen garantiert helfen.

Es gibt sie wie Sand am Meer – die Tipps und Apps, die dabei helfen sollen, die eigenen Aufgaben im Griff zu haben. Trotzdem will es einfach nicht so richtig klappen. Mit diesen acht im harten Praxisalltag erprobten Tipps bekommen Sie Ihre ToDo-Liste und damit Ihre Aufgaben endgültig in den Griff:

ToDo_150Früher waren es die Zeitplanbücher à la TimeSystem (ja, die gibt’s noch!) und die Ratgeber in gebundener Form, später die «Personal Digital Assistants» und heute sind’s die Apps und dieselben Ratgeber, jetzt einfach als eBooks, mit denen wir versuch(t)en, unsere Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Termine einzuhalten. Jede(r) von uns hat bestimmst schon mehrere, wenn nicht sogar dutzende Planungsbücher, Tools und Apps ausprobiert. Aber die meisten von uns waren über lange Sicht nicht glücklich mit der gewählten Lösung. Ich bin überzeugt: Die meisten Tools sind gut (die schlechten verschwinden schnell wieder vom Markt) – daran kann’s also nicht liegen. Die Art und Weise, wie wir diese Tools anwenden, ist entscheidend. Genauso unwichtig ist, ob wir eine simple Liste auf Papier führen oder ein raffiniertes Tool einsetzen. Je einfacher wir die Methode halten, desto grösser die Chance, dass wir unser Ziel erreichen: Aufgaben im Griff zu haben und unser Gehirn für anderes frei zu halten – das ist entscheidend.

Es ist wirklich ganz einfach. Wenn Sie sich an diese 8 simplen, aber wirkungsvollen Tipps halten:

  1. Suchen und finden Sie Ihr Tool-Set:
    Lesen Sie, recherchieren Sie im Internet, lesen Sie bei anderen, was sich bewährt und was nicht. Probieren Sie verschiedene Tools und Methoden aus, bis Sie die für Sie (und nur für Sie!) passende Lösung gefunden haben. Achten Sie darauf, dass Ihr Tool-Set überall funktioniert: im Büro, beim Kunden, unterwegs, zu Hause.
  2. Halten Sie Ihre ToDo-Liste einfach:
    Zu komplizierte, bis ins letzte Detail ausgeklügelte ToDo-Systeme haben einen entscheidenden Nachteil: Sie erschweren die Übersicht. Verwenden Sie wenige Kategorien (z.B. geschäftlich, privat), nur zwei, drei Dringlichkeiten (z.B. heute, später) und wenige (oder – wie ich – gar keine!) Prioritäten (hoch/tief).
  3. Schreibe alle Aufgaben auf:
    Es ist mittlerweile bekannt: Wir entlasten unser Gehirn, wenn wir Dinge aufschreiben, statt sie im Gedächtnis zu behalten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Aufgaben aufschreiben, auch die kleinen. Wenn Ihre Liste zu lang wird und Sie das Gefühl haben, von ihr erdrückt zu werden, betrachten Sie sie wie ein grosses Buffet, bei dem Sie selber auswählen, was Sie davon nehmen. Sie müssen nicht alles nehmen.
  4. Teilen Sie grosse Aufgaben auf:
    Grosse Aufgaben („Ein Haus bauen“) haben die unangenehme Nebenwirkung, dass sie uns fast erdrücken und wir deshalb nicht ins Tun kommen. Aber jede grosse Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Teilen Sie deshalb eine Mammut-Aufgabe in viele kleine Aufgaben auf („Grundstück aussuchen“, „mit Architekt sprechen …“. So geht’s Schritt für Schritt vorwärts.
  5. Tragen Sie immer eine Fälligkeit ein:
    Am Enddatum erkennen Sie, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss. Da grössere To-dos mehr Aufwand brauchen und nicht erst am Fälligkeitstag bearbeitet werden können, sollten Sie Teilschritte einplanen (siehe auch oben) und auf die Tage oder Wochen vor dem Enddatum einplanen. Bei Aufgaben, die kein wirkliches Soll-Datum haben/benötigen, tragen Sie «irgendwann» ein. So haben Sie auch über diese To-dos jederzeit den Überblick.
  6. Fokussieren Sie auf das Wesentliche:
    Achten Sie darauf, dass Ihnen Ihr Tool-Set auf einfache Art und Weise ermöglicht, sich auf die wesentlichen Aufgaben und die nächsten Schritte zu fokussieren. Mein Aufgaben-Tool, ToDo Cloud (gibt’s für Mac OS X, iPhone/iPad und Android-Smartphones/-Tablets), hat dafür eine frei konfigurierbare Fokusliste. Ich habe sie so definiert, dass sie mir nur Aufgaben anzeigt, die wichtig und heute, morgen oder übermorgen fällig sind. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste auf Papier führen, markieren Sie Fokus-Items, z.B. mit einem Blitz.
  7. Hake Erledigtes ab:
    Für das gute Gefühl – «Ha! Schon wieder eine Aufgabe erledigt!» – ist es wichtig, dass Sie jede Aufgabe abhaken. So sehen Sie am Ende des Tages auch gleich auf einen Blick, was Sie heute alles geschafft haben. Damit verstärken Sie das Gefühl, Ihre Dinge im Griff zu haben (statt von ihnen «gedemütigt» zu werden).
  8. Überarbeiten Sie Ihre ToDo-Liste täglich:
    Sie müssen selbst herausfinden, ob es für Sie besser passt, die ToDo-Liste am Abend oder am Morgen zu bearbeiten. Wichtig ist nur, dass Sie sich auf der einen Seite über Ihre erbrachte Leistung bewusst sind (Stichwort: Erfolgsgefühl) und Sie unerledigte To-dos sofort wieder für den kommenden (oder einen anderen) Tag verbindlich einplanen (Stichwort: Selbstdisziplin).

Helfen Ihnen diese Tipps, um Ihre Aufgaben künftig besser (und weniger belastend) im Griff zu haben? Haben Sie aus eigener Erfahrung andere Kniffs, die Ihnen dabei helfen? Welche?

Bild: freddy bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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