Bewerben: PDF-Dateien optimieren

Fast immer ist es möglich (wenn nicht sogar verlangt), Bewerbungsunterlagen per Mail oder über ein Web-Formular einzureichen. Das Erstellen von PDFs ist in der Windows- wie in der Mac-Welt heute kein Problem mehr. Dateien mit eingescannten Arbeitszeugnissen werden sehr gross. Oft zu gross, um sie bedenkenlos per Mail zu versenden oder auf der Firmenwebsite hochzuladen.

Es ist nicht ganz einfach, den goldenen Mittelweg zwischen Dateigrösse und Qualität der eingescannten Dokumente zu finden.

Mac

Update 16.4.2012: ab Mac OS X 1.7 («Lion») werden Filter in anderen Verzeichnissen abgelegt – die Änderungen habe ich hier beschrieben.

Mac OS X bietet mit Bordwerkzeugen die Möglichkeit, PDF-Dateien zu verkleinern:

  1. pdf-Datei in der «Vorschau» öffnen
  2. «Auswahl» → «Sichern unter» → Quartz-Filter «Reduce File Size» auswählen
  3. Datei unter neuem Namen speichern (oder unter gleichem Namen mit «Ersetzen»)

Die Datei wird so auf etwa 1/4 der ursprünglichen Grösse reduziert (indem die Bilder stark komprimiert werden). Die Qualität der enthaltenen Bilder ist danach aber oft zu schlecht. Gross und gut? Oder klein und schlecht? Ein echtes Dilemma!

Hier kommen kämen professionelle Tools zum Zug. Oder wieder die Mac-Bordmittel, mit denen jeder für sich einen Filter mit optimierten Einstellungen definieren und für die Komprimierung über die «Vorschau» nutzen kann.

Und so erstellen Sie einen neuen, persönlichen Filter:

  1. «ColorSync-Dienstprogramm»öffnen
  2. «Filter» auswählen und unten links auf «+» klicken
  3. einen Namen für den neuen Filter festlegen (z.B. «pdf optimiert»)
  4. rechts vom Namen auf das graue Icon (Pfeil nach unten) klicken
  5. «Komponente für Bildeffekte hinzufügen» → «Bild-Anpassung (Farbe)»
  6. Werte für Grösse, Auflösung, Max Pixel, Min Pixel und Qualität eingeben (siehe Empfehlung unten)
  7. «Komponente für Bildeffekte hinzufügen» → «Bild-Komprimierung»
  8. Modus auswählen und Komprimierungs-Qualität mit Schieber einstellen
  9. «ColorSync-Dienstprogramm» schliessen

Jetzt kann eine PDF-Datei wie oben beschreiben mit Hilfe der «Vorschau» in optimaler Form komprimiert werden (ich empfehle, das eigene Optimum durch mehrere Versuche herauszufinden). In meiner Praxis sind die so reduzierten pdf-Dateien um etwa 50% kleiner, haben aber noch immer die notwendige Qualität.

Meine Empfehlungen für die Einstellung der Werte:

PC/Windows

Ich arbeite schon zu lange nicht mehr mit Windows, um hier eine ähnliche Lösung zeigen zu können. Vielleicht kennen Sie einen Weg, den Sie hier als Kommentare aufzeigen (oder verlinken) können?

9 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Ich benutze unter Windows seit langem den PDFCreator, der bietet einige Einstellungsmöglichkeiten zur Optmierung: http://www.pdfforge.org/pdfcreator

    Ein Tipp beim Erzeugen von PDF-Dateien:

    Immer darauf achten, dass die Dateieigenschaften gepflegt sind und das aktuelle Dokument (Titel, Thema,…) widerspiegeln oder leer sind. Ansonsten bleibt beim Kopieren und Weiterverwenden des Dokuments beispielsweise im Titel ein unschöner Begriff stehen (“Vorlage für öde Firmen”) oder sogar der Konkurrent, bei dem man sich beworben hat.

    Gerade der Titel wird von einigen PDF-Programmen als Fenstertitel angezeigt :-)

  2. Hi! Danke für die hilfreiche Beschreibung zum PDF Verkleinern mit colorsync. Wenn ich es richtig verstanden habe, erscheint der neu erstellte Filter unter Quartz Filter, wenn ich ein PDF neu abspeichern möchte.. Bei mir erscheint der neue Filter dort aber nicht. Was mache ich falsch??! Vielen Dank für einen Tipp!

  3. @ Koko: Da hat sich mit OS X Lion etwas geändert. Ich werde die Beschreibung baldmöglichst anpassen bzw. ergänzen.

  4. Hi Marcel – ich hab das Ganze gerade mal auf Lion ausprobiert. Die Filter werden hier im Library Verzeichnis des Nutzers gespeichert. Also unter /Users/[username]/Library/Filters

    Dieser Ordner muss in das Libraries Verzeichnis im “root” kopiert werden – sprich nach /Library/Filters – erst dann lassen sich die selbst angelegten Filter auch in “Vorschau” nutzen..

  5. Hi,
    noch ein Tipp für Windows: Microsoft Word unterstützt seit Office 2010 (evtl. auch schon seit 2007) die Möglichkeit, Dokumente als PDF-Dateien zu speichern. Dazu einfach auf “Speichern und Senden” > “PDF/XPS-Dokument erstellen” klicken.

  6. Hi,

    vielen Dank für die gute Anleitung… Ich bin zur Zeit im Bewerbungsprozess und habe deshalb viel mit JobPortalen zu tun. Diese setzen teilweise eine gewisse Grenze für eine Größe pro Datei voraus.

    Immer wieder schön neue Funktionen auf seinem Mac zu entdecken und dabei nichtmal auf Hilfsprogramme von Fremdanbietern zurückgreifen zu müssen.

  7. Danke für den Mac Filter Tipp. Verschieben des Ordners hat mir noch gefehlt. Hatte schon krampfhaft nach dem neuen Filter gesucht. Vielen Dank!!

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