Personalgewinnung? Tempo, Tempo!

Die Wirtschaftslage ist ausgezeichnet, die Arbeitslosigkeit so tief wie seit Jahren nicht mehr und auf dem Arbeitsmarkt ist der Teufel los: wer qualifizierte Mitarbeitende gewinnen will, muss seine in den vergangenen Jahren eingerosteten Personalgewinnungsprozesse auf Vordermann bringen. Denn es gilt: Das schnellere Unternehmen gewinnt die besseren Mitarbeitenden!

Eine einzige Stellenausschreibung auf der eigenen Website und ein nie endender Strom von Initiativbewerbungen: das genügte während Jahren, um aus einem riesigen Heer von bestens qualifizierten Kandidaten auswählen zu können. Und das in einem Prozess, für den man sich als Unternehmen ohne weiteres mehrere Monate Zeit lassen konnte. Bewerber hatten die Spielregeln in Zeiten der Rezession und des Stellenabbaus schnell gelernt: sie nickten freundlich und verständnisvoll, wenn man ihnen nach dem ersten Gespräch mitteilte, dass sie in zwei, drei Wochen – eventuell auch später – mit einem ersten Bescheid rechnen könnten. Geduld war für Arbeitnehmer das Gebot der Stunde!

Doch der Wind hat gedreht und bläst nun den Unternehmen frontal ins Gesicht: Wer sein Personalauswahlprozedere nicht rechtzeitig umgestellt (sprich: beschleunigt) hat, sieht sich plötzlich auf der Verliererseite: offene Stellen können nicht optimal oder über längere Zeit gar nicht besetzt werden.

Was müssen also Personalfachleute und Linienvorgesetzte tun?

Die Vorbereitung

Das Erarbeiten von Stellen- und Anforderungsprofilen gehört zu den Grundlagen – erst Recht in Zeiten, in denen qualifizierte Mitarbeitende gesucht sind. Wenn Sie keine konkrete und in sich schlüssige Beschreibung der Ziele der Stelle und der Aufgaben im Einzelnen präsentieren können, werden Sie Gefahr laufen, dass Bewerber Zweifel bekommen werden, ob Sie überhaupt wissen, was Sie erwarten. Bei dieser Gelegenheit sollten Sie auch die Eckwerte (Salärrahmen, Eintrittsdatum etc.) und den Verhandlungsspielraum festlegen und kennen, damit Sie in der Schlussphase der Gespräche entsprechend flexibel agieren können.

Bis vor wenigen Jahren reichte es noch, ein oder zwei Stellenanzeigen auf der firmeneigenen Website und allenfalls auf einer Stellenplattform zu publizieren. In Zeiten mangelnder Arbeitskräfte ist aber die Auswahl der Medien von entscheidender Bedeutung. Der Grund: die Zahl jener Arbeitnehmer, die sich mit einem Stellenwechsel beschäftigen, ist derzeit zu klein, um die offenen Stellen besetzen zu können. Sie müssen also mit Ihrer Stellenausschreibung auch jene erreichen, die nicht aktiv auf der Suche sind. Sie werden also auch wieder für teures Geld Stelleninserate in den Printmedien publizieren müssen. Dabei drängen sich Stellenanzeigen in den Wochenendausgaben der Zeitungen sowie in Pendlerzeitungen auf – hier sind die Chancen am grössten, dass jemand Ihr Stellenangebot liest, der „einfach mal schauen will, was auf dem Arbeitsmarkt los ist“.

Drittes Element der effektiven Vorbereitung ist die zeitliche Planung. Häufig ist in der Praxis festzustellen, dass die zeitliche Verfügbarkeit der am Auswahlprozess Beteiligten zu wenig oder gar nicht in die Planung einbezogen wird. Da kann es passieren, dass ein Bewerber von der Personalabteilung gebeten wird, vier Wochen Geduld zu haben, da sich der Linienvorgesetzte auf einer Geschäftsreise befindet. Die Gefahr, dass der Bewerber in dieser Zeit abspringt und andere Aktivitäten unternimmt bzw. ein anderes Angebot annimmt, ist riesig.

Die Durchführung

In vielen Stellenanzeigen wird der Interessent eingeladen, bei Fragen anzurufen. Der Eindruck, den ein potenzieller Bewerber aber erhält, wenn er auch beim dritten Anruf niemanden erreichen kann, der ihm kompetent Auskunft geben kann, liegt auf der Hand. Deshalb ist es wichtig, dass ab Erscheinen des ersten Inserats die Beteiligten im Unternehmen den Kontakten zu Bewerbern eine hohe Priorität einräumen und ihre zeitliche Planung entsprechend ausrichten. Natürlich ist es nicht möglich, in dieser Zeit alle anderen Termine absagen. Aber die Beteiligten sollten sich so organisieren, dass man Anrufenden entweder eine konkrete Zeit nennen kann, in der die gesuchte Person zu erreichen ist, oder sie dann so bald als möglich zurückruft.

Für die Sichtung und Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen müssen in der Personalabteilung Kapazitäten eingeplant und frei gehalten werden, um damit sofort beginnen zu können. Wer Bewerbungen stapelt, bis das letzte Inserat publiziert ist, hat schon verloren. Am besten beginnen Sie mit der Vorselektion sofort und prüfen die eingegangenen Dossiers täglich. So können Sie interessante Bewerber noch am gleichen Tag kontaktieren, ihnen eine positive Rückmeldung („Wir haben Ihre Bewerbung erhalten – sie sieht sehr viel versprechend aus! …“) geben und sie im Idealfall zum ersten Gespräch einladen.

Nach der erfolgten Auswahl der A-Kandidaten gilt es, diese im Gespräch kennen zu lernen. In dieser Phase ist es entscheidend, dass Linienvorgesetzte und Personalfachleute den Gesprächen mit Kandidaten/innen höchste Priorität einräumen und auch entsprechend flexibel sind: manchmal kann es sinnvoll sein, dass man einen interessanten Bewerber auch zu unüblichen Zeiten oder an unüblichen Orten trifft, wenn man ihn für das eigene Unternehmen gewinnen möchte. Sehen Sie diese Kontakte immer als Chance – und nicht als Störung Ihres Tagesablaufs!

Nach der ersten Gesprächsrunde sind Sie bereits einen Schritt weiter – aber noch nicht am Ziel. Es empfiehlt sich, sich unmittelbar nach dem letzten Erstrundengespräch zusammenzusetzen und die Eindrücke der geprüften Kandidatinnen und Kandidaten zu diskutieren, zu bewerten und in der Folge jene Kandidaten zu bestimmen, die Sie zu einem zweiten Gespräch einladen wollen. Sorgen Sie auch in dieser Phase dafür, dass die Kommunikation zu den potenziellen neuen Mitarbeitenden nicht abreisst – der Faden muss gespannt bleiben!

Fazit

Heute ist auch die Geschwindigkeit entscheidend für die erfolgreiche Besetzung von Positionen mit qualifizierten Mitarbeitenden. Der Rekrutierungsprozess sollte nach wenigen Wochen (und nicht erst nach mehreren Monaten) abgeschlossen werden können.

Vergessen Sie nicht: qualifizierte Bewerber und Bewerberinnen haben weniger Konkurrenten in Bezug auf eine Stelle und oft auch mehrere attraktive Stellenangebote!

Wer sich bei der Personalauswahl an diese Punkte hält, hat gute Chancen, die richtigen
Kandidaten für das eigene Unternehmen gewinnen zu können:

Vorbereitung:

  1. Stellen- und Anforderungsprofil aktuell überarbeitet; Eckdaten und Spielraum definiert
  2. Gezielte Auswahl der Medien für die Publikation der Stelleninserate
  3. Zeitliche und verbindliche Disposition der am Prozess beteiligten Personen

Durchführung:

  1. Mit der Auswahl der viel versprechenden Kandidaten sofort beginnen
  2. Gespräche mit Bewerbern/innen müssen höchste Priorität haben
  3. Der Kontakt zu den Kandidaten muss konstant aufrecht erhalten werden

Personalgewinnung? Tempo, Tempo! (pdf-Datei, 40 kB)

(Artikel geschrieben für ALPHA – Der Kadermarkt; Beilage zu Tages-Anzeiger und SonntagsZeitung)

7 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Nach Wikipedia bezeichnet Markt „…den Ort, an dem Waren regelmäßig gehandelt oder getauscht werden (Handelsplatz).“ Ich möchte hier von einem Markt sprechen, wo Bewerber / Mitarbeiter und Unternehmen mit Stellen handeln. Der Ort, an dem dies geschieht (hier: initiiert wird), sind die verschiedenen Medien.

    Beim zunehmenden Wechsel von einem Verkäufermarkt (Unternehmen) zum Käufermarkt (Bewerber / Mitarbeiter) sollten Unternehmen die Marktplätze betreten und dort handeln, wo sich auch die Mitarbeiter bewegen.

    Mein Eindruck: Gerade jüngere, qualifiziertere Mitarbeiter sind inzwischen auf Märkten präsent, die von vielen Unternehmen noch nicht hinreichend als solche benutzt werden.

    Unternehmen sollten daher nicht nur unter bisher tradierten Medien auswählen, sondern neue Wege beschreiten. 1) Dabei aber nicht erst im konkreten Fall aktiv werden und Stellenanzeigen positionieren sondern ihre Reputation als Arbeitgeber vorbereiten (z.B. für die Stellen, die im nächsten Jahr vakant sein werden). 2) Durchaus auf eigene Mitarbeiter als Gatekeeper bzw. Botschafter setzen.

    Mitarbeiter bewegen sich heutzutage auf / in Blogs oder Social Networks wie Facebook. Wer heute in Blogs Artikel wie diese (
    Mitarbeiterzufriedenheit
    liest, der wird dies in der Zukunft in einem konkreten Fall beispielsweise auf einer Facebook Page berücksichtigen. Möglicherweise tritt dann ein Bewerber in die Verhandlung ein, der es eigentlich nicht beabsichtigt hatte.

  2. Pingback: Bewerberblog.de

  3. Danke Frank für Deine ergänzenden und sehr interessanten Gedanken!

    Für viele mag das (noch) futuristisch klingen, aber es ist schon Realität: ein Freund von mir ist Personalchef eines IT-Unternehmens. Er sucht zur Zeit eine/n Assistenten/in, deren/dessen Aufgabe es in erster Linien sein soll, Kontakt in SecondLife, Facebook, Xing etc. zu pflegen, um irgendwann einmal diese Kontakte im Zusammenhang mit einer Rekrutierung nutzen zu können!

    Umdenken ist angesagt (was ja nicht neu ist)!

  4. Ja Ja, jetzt nickten sie freundlich und verständnisvoll, die Arbeitgeber ;) Ich lach mich weg! Arbeitgeber sollte umbenannt werden in Sklaventreiber – Stichwort Mindestlohn! Kein Wunder das keine passenden Kandidaten zur Auswahl stehen…
    Und das die Arbeitslosigkeit so tief wie seit Jahren nicht mehr ist, ist ja wohl genauso geschönt, wie die Aktien der t-co*. Die Zahlen sind rückläufig weil sich Arbeitslose seit 06.07 alle drei Monate neu Arbeitslos/suchend melden müssen und keiner tut es oder verpasst den Termin… Und was denkt das Volk – Super Frau Merkel… pah, nur Augenwischerei und die Schlips-träger der Nation sind auch noch stolz auf Ihren selbstinduzierten Untergang. Grüsse easy

  5. Echt ein gutes Zeichen auf dem Arbeitsmarkt. Finde es echt wundernswert das die Arbeitslosenzahlen so stark zurück gegangen sind. Hoffentlich bleibt es so, oder verbessert sich noch!
    Jeannine

  6. @ easy
    Pauschalisierungen (Arbeitgeber =Sklaventreiber, „Schlipsträger der Nation“) bringen wenig. Mal ganz abgesehen davon, dass ich als Schweizer über den Schweizer Arbeitsmarkt schreibe. Und da hat nun die Deutsche Telekom und „Ihre“ Frau Merkel wirklich keinen (relevanten) Einfluss.
    Ihr Engagement in Ehren, aber es würde Ihnen gut tun, 2-3 Mal tief durchzuatmen (bevor Sie das nächste Mal in die Tasten hauen).

  7. In der Tat wird der Grad an Organisation im Recruiting von Unternehmen immer noch überschätzt. Die Größe oder der Ruf eines Unternehmens sagen noch nichts aus über einen professionellen Bewerbungs-Workflow.

    Folgende Mängel sind meiner Meinung nach häufig anzutreffen:

    1. Die Arbeitsplatzbeschreibungen sind, sofern vorhanden, vage oder unzutreffend. Manchmal werden sie von Personen erstellt, die nicht mit der zu besetzenden Position vertraut sind.

    2. Die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und HR muss besser abgestimmt werden (Termine etc.).

    3. Die „Kundenorientierung“ lässt auf Seiten der Unternehmen oft zu wünschen übrig. Standards wie eine Eingangsbestätigung der Unterlagen, ein Wiedervorlagesystem oder vorher festgelegte Auswahlkriterien fehlen.

    Insgesamt ist es eine erfrischende Perspektive, dass zukünftig auch Unternehmne sich beim Bewerber „gut verkaufen müssen“. Das Thema Kundenbindung wird in den nächsten Jahren zunehmend wichtiger werden: vom Recruiting über die Mitarbeiterbegleitung bis zu einem geregelten und menschlichen Entlassungsprocedere.

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