Platz schaffen im Büro: Dokumente scannen in wenigen Sekunden

Ob im Büro oder zu Hause, staubige Papierstapel finden wir überall: auf dem Schreibtisch, im Regal oder in einer Schublade. Wer diese Papiere digital erfasst und archiviert, gewinnt Platz und kann die archivierten Dokumente durchsuchen. Ich habe drei Verfahren getestet.

dokumentenscannerDas papierlose Büro wird nie zu 100 Prozent zu realisieren sein. Einen Teil unserer Dokumente werden wir immer in klassischer Form aufbewahren wollen oder müssen. Aber: fast alles, was im Büro und zu Hause an Dokumenten anfällt, lässt sich heute schnell und kostengünstig elektronisch erstellen, verarbeiten, versenden und archivieren.

Drei Beispiele aus meinem Alltag zeigen, dass wir uns längst an die digitale Form von Informationen und Dokumenten gewöhnt haben:

Fotoalben: Aus den Fotos von Smartphone und Digital-Kamera erstellen wir heute mit einer kostenlosen Software Fotobücher in professioneller Qualität. Oder wir erstellen daraus Diashows auf dem Tablet, um diese zusammen mit der Familie auf dem Fernseher anzuschauen. Das letzte «richtige» Fotoalbum, in das wir Fotos eingeklebt haben, ist mindestens zwölf Jahre alt.

Kalender: Sitzungen, Geburtstage, Arzttermine und Kundenbesuche – alles hat die zeitgemässe Familie mit elektronischen Agenden im Griff. Im Büro auf dem Computer, unterwegs auf dem Smartphone, zu Hause auf dem Tablet. Das mühsame Abstimmen und Übertragen von Taschen-, Wand- und Pultkalendern ist längst Vergangenheit.

Rechnungen: Ich versende seit rund acht Jahren die Rechnungen meiner Beratungsfirma per E-Mail, selbstverständlich mit allen Bankangaben. In dieser Zeit habe ich keine zehn Rückfragen von Kunden gehabt, ob ich eine «richtige» Rechnung (gemeint war auf Papier) mit Einzahlungsschein senden könne.

Nur ein Bereich im papierlosen Büro war bis anhin kaum zu schaffen: das eArchiv bestehender Papier-Dokumente. Wer die riesigen Stapel aus Besprechungsnotizen, Seminarunterlagen, Verträgen usw. auf dem Computer speichern wollte, scheiterte entweder am Preis für spezialisierte Scanner oder am umständlichen, Zeit raubenden Verfahren mit dem 100-Franken-Scanner. Jetzt aber sind spezialisierte Dokumentenscanner auf dem Markt, die preislich auch für Kleinunternehmen und Private attraktiv sind.

Um mir endlich all das staubige Papier vom Hals und damit aus den überfüllten Regalen in meinen beiden Büros zu schaffen, habe ich mir den Fujitsu ScanSnap iX500 gekauft. Und ihn für imgriff.com getestet.

Der Praxistest

Ziel: Ein mehrseitiges Dokument soll möglichst einfach und schnell eingescannt, als PDF-Datei in Evernote gespeichert und dort durchsuchbar sein.

Dazu habe ich ein typisches Dokument aus dem Büroalltag zusammengestellt:

Insgesamt 8 Blätter A4 bzw. 10 Seiten. Davon

  • enthält 1 Blatt handschriftliche Notizen
  • sind 2 Blätter doppelseitig beschriftet
  • enthalten 2 Blätter farbige Grafiken

Im Vergleichstest treten drei praxisnahe Konfigurationen gegeneinander an:

  1. iPhone + Scanner-App, Übertragung der PDF-Datei über WLAN direkt in Evernote
  2. Drucker/Scanner Brother DCP-9040CN, über Netzwerkkabel/Router mit MacBook verbunden, Übertragung auf MacBook, von dort auf Evernote
  3. Fujitsu ScanSnap iX500, über USB-Kabel mit MacBook verbunden, Scan direkt in Evernote

Das Resultat

iPhone + Scanner-App
Zeit: 07:04 Min.
Qualität: 3 von 5 Punkten; der Kontrast, vor allem bei farbigen Grafiken, ist teilweise zu stark und müsste von Hand für jedes Bild nachjustiert werden (was ich im Test nicht gemacht habe)

Brother DCP-9040CN
Zeit: 08:36 Min.
Qualität: 4 von 5 Punkten; an und für sich bringt dieses Verfahren die beste Qualität, die aber für die Archivierung übertrieben ist und zu einer sehr grossen Datei führt

Fujitsu ScanSnap iX500
Zeit: 00:56 Min.
Qualität: 5 von 5 Punkten; hier passt alles perfekt: das einfache Handling (einlegen, Taste drücken, fertig) und die Qualität der einzelnen Scans (werden dynamisch optimiert)

Fazit

Brother DCP-9040CN: Diese Kombination liegt auf dem dritten Platz. Das Handicap hier ist die fehlende Duplex-Fähigkeit und die fehlende Möglichkeit, direkt auf Evernote zu speichern. Der notwendige zweite Scan-Durchgang, um die Rückseiten der beiden doppelseitig bedruckten Blätter zu erfassen, und das anschliessende Zusammenführen zu einem einzigen Dokument hat gut 2 Minuten Zeit in Anspruch genommen.

iPhone + Scanner-App: Das Vorhaben, 8 Blätter bzw. 10 Seiten mit der iPhone-App zu scannen, war an der Grenze zum bequem Machbaren. Mehr Seiten würde ich damit nicht archivieren wollen: zu schnell käme man beim Umblättern durcheinander, zu mühsam wäre das ab und zu notwendige Justieren des Dokumentbereichs.

Fujitsu ScanSnap iX500: Nicht unerwartet hat der Fujitsu ScanSnap iX500 den Praxisvergleich klar gewonnen – er war mit Abstand am schnellsten. Die Gesamtzeit von 00:56 könnte man noch weiter reduzieren, indem man die Umwandlung in ein OCR-fähiges Dokument deaktivieren und Evernote überlassen würde. Bei grösseren Scan-Stapeln (Kapazität des Einzugs: 50 Blatt) ist der Zeitvorteil des ScanSnap noch grösser.

Für kleinere Aufgaben wie das Erstellen eines Fotoprotokolls oder das gelegentliche Scannen eines einfachen Dokuments ist – aus Kostengründen – das iPhone mit Scanner-App oder der einfache Scanner zu bevorzugen.

Wer aber fortlaufend Dokumente zur Archivierung einscannen will und dabei nicht Stunden an einem einfachen Scanner sitzen und PDF-Dateien zusammenführen oder mit dem iPhone hantieren will, der ist gut beraten, sich einen spezialisierten Dokumentenscanner zuzulegen – trotz des noch relativ hohen Preises (aktuell um CHF 550.00).

5 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Hoi Marcel
    Ich sehe in deinem Artikel nicht, welche Scanner-App du verwendet hast. Obwohl ich überzeugt bin, dass Fujitsu ScanSnap iX500 die schnellste und beste Lösung ist, habe ich mit der App „Scannable“ sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich behaupte, dass ich bei deinem Test keine 5 Minuten gebraucht hätte.
    Liebe Gruess
    Christian

  2. Ich scanne seit ca. 3 Jahren alles was auf Papier reinflattert mit einem Brother DCP-J715W. Ist so ein Kombigerät Drucker/Scanner. Habe mir schon ein paar Mal den Kauf eines SnapScans überlegt, aber doch wieder sein gelassen, weil diese Teile relativ teuer sind.
    Auch mit einem Gerät, wie ich es verwende, lässt sich mit ein paar Kniffen noch einiges an Zeit sparen. Beim Gerät sollte einfach ein Vorlageneinzug vorhanden sein und die Software sollte halbwegs schlau sein. Ich verwende Paperport. Mit dieser habe ich verschiedene Profile und kann das gewünschte Ausgabeergebnis wählen. Bei doppelseitigen Dokumenten wird der Stapel zuerst von einer Seite gescannt, dann den Stapel umgekehrt in den Scanner. So wird alles in der richtigen Reihenfolge eingescannt, wobei die leeren Rückseiten entfernt werden. Resultat ist ein Komplettes PDF in der richtigen Reihenfolge (durchsuchbar). Dann noch den richtigen Namen geben und im richtigen Verzeichnis, das vorher schon in Paperport gewählt wurde abgelegt.
    Da bei mir auch alles nach Evernote geht, habe ich verschiedene lokale Verzeichnisse in Evernote so eingerichtet, dass sie sich automatisch Syncen und die Dokumente löschen. Ist zwar auf Windows, sollte bei Mac aber auch gehen.

    So bin ich vermutlich nicht viel langsamer als mit einem Snapscan. ;-)

  3. @ Yves
    All die Funktionen, die du aufzählst (Evernote etc.), hat die SnapScan-Software auch. Plus zwei Scan-Einheiten – so werden Vorder- und Rückseite gleichzeitig gescannt. Du wirst kaum ähnlich schnell sein. Also … Du vielleicht schon, aber deine Scanner-Lösung nicht 😄

  4. @Marcel:
    Wage ich auch nicht zu bezweifeln. Wenn mein Scanner mal nicht mehr tut, überlege ich mir auch einen Snap Scan. Solange halte ich das noch durch, zumal ich immer weniger einscannen muss. Vieles wird ja immer mehr schon papierlos angeliefert.

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