Post-it Plus – Was die neue App (schon) kann

Wenn’s um das Sammeln, Ordnen und Struktieren von Daten geht, arbeite ich gerne analog. Am Flip-Chart, mit Pinwandkarten oder mit Haftnotizen wie Post-it. Das ging bisher auch ohne App ganz gut. Der einzige Nachteil war, dass – wenn die Zettel fotografiert und weggeräumt waren – nicht mehr weitere daran gearbeitet werden konnte. Das soll mit der brandneuen App «Post-it Plus» von 3M möglich sein. Ein Praxistest soll’s zeigen.

Post-it-App_unsortiert_Pult

Beim Sammeln von Ideen, Gedanken oder Themen sind Haftnotizen nach wie vor etwas vom Besten: Sei es in einem Coaching, wo ich mit dem Kunden an seinem Kompetenzprofil arbeite, sei es der Entwurf eines längeren Blogposts oder sei es bei der Erarbeitung eines Grobkonzepts für einen Impuls-Workshop. In allen Fällen ist es hilftreich, dass Sammeln und Strukturieren zu trennen: zuerst die Dinge «aus dem Kopf schreiben» und sie dann ordnen und strukturieren. Kein elektronisches Tool ist hier schneller, schon gar nicht, wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Das Vorgehen bzw. die Tauglichkeit der App teste ich an einem praxisnahen Beispiel: Ein Coaching-Kunde möchte eine Übersicht seiner Kompentenzen erarbeiten. (Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, habe ich meine eigenen Kompetenzen aus ein paar Feldern herangezogen.)

Der Ablauf ist simpel:
* Ideen/Themen/Gedanken sammeln, sprich: auf Post-it schreiben (Grundsatz: ein Post-it für jedes Stichwort)
* Haftzettel auf dem Tisch/am Flip-Chart/an der Wand grob vorgruppieren
* mit der Post-it-App fotografieren («Capture New Board»)
* Die Zettel innerhalb der App gruppieren und strukturieren; es lassen sich beliebig viele Gruppen bilden
* Das Board speichern und bei Bedarf weiter verteilen (z.B. als PDF)
* Wenn später nötig: weitere Ideen hinzufügen (also wieder mit dem ersten Schritt beginnen)

Der wesentliche Unterschied zur konventionellen Methode ist die Möglichkeit, später weitere Ideen/Themen/Gedanken zu erfassen und elektronisch in ein bestehendes Board einzufügen.

Am einfachsten wird der Ablauf anhand dieser iPad-Screenshoots klar:

Alle Post-its mit der App erfassen überlappende Post-its manuell bestimmen die Post-its sortieren und gruppieren später erfasste Post-its einsortieren

Ich war positiv überrascht: die Handhabung der App und der verschiedenen Funktionen ist intuitiv und schnell erlernt. Das Fotografieren und weiterverarbeiten der Post-its hatte ich in weniger als 3 Minuten erledigt.

Mein erster Eindruck? Post-it Plus – eine Gute Sache. Wenn auch mit noch vielen Verbesserungsmöglichkeiten.

Was mir gut gefällt (Vorteile)

  1. Die App ist ideal, um Ideen, Themen, Gedanken auf Post-its zu sammeln und elektronisch zu ordnen und zu verarbeiten.
  2. «Post-it Plus» gibt’s als Hybrid-App für iPhone und iPad (ist erst ab iOS 8 lauffähig).
  3. Die App erfasst automatisch alle Post-it, egal wie schief sie auf dem Untergrund kleben; selbst überlappende Post-it werden erkannt (müssen aber manuell bestimmt werden).
  4. Die Post-it-Zettel lassen sich per Drag-and-Drop sortieren und struturieren
  5. Erfasste Post-it können innerhalb einer Gruppe oder in eine neue/andere Gruppe verschoben werden.
  6. Post-its, die erst später zur Sammlung hinzukommen, können ebenfalls per Drag-and-Drop integriert werden.
  7. Innerhalb einer Gruppe können die Post-its in drei Arten abgegelegt werden: unsortiert (wie fotografiert), frei mit Hilfe eines Raster oder automatisch sortiert werden.
  8. Die App ist kostenlos.

Was ich als Herausgeber der App ändern würde (Nachteile)

  1. Der Funktionsumfang ist noch bescheiden. Die App sollte in einer künftigen Version mehr (professionellere) Funktionalitäten bietet (gerne auch als Bezahlversion).
  2. Die Farben der Post-it-Zettel spielen in der App keine Rolle. Nützlich wäre es, wenn die fotografierten Post-its automatisch nach deren Farben gruppiert werden könnten.
  3. Die Ursprungsdatei kann in einem Post-it-App-spezifischen Format gespeichert werden. Gemäss FAQ soll dieses Datei mit «Post-it Plus» wieder geöffnet werden können. So könnte die Datei weiter bearbeitet werden (z.B. mit iPhone erfassen/mit iPad bearbeiten oder Weitergabe an andere zur Ergänzung und Bearbeitung; Stichwort Collaboration Tool). Könnte … Ich habe keine Möglichkeit gefunden, eine Datei zu importieren (habe ich etwas übersehen?).
  4. Das Board mit den struktuierten Post-its kann zwar in verschiedene Format exportiert werden (PDF, Images, PowerPoint, Excel). Aber die Darstellung dort ist bescheiden: Das Post-it-Logo und der Button für den Apple-Store werden unübersehbar ausgegeben (siehe Vorschlag 1 – Bezahlversion), die Geolocation-Datein werden im Titel ebenfalls ausgegeben (wozu?) und die Post-its sind wegen des grossen Randes drumherum klein. Zudem wird das Board immer im Querformat ausgegeben, auch wenn darauf ein Board im Hochformat abgebildet wird (Beispiel-PDF).
  5. Zur Zeit wird die App nur in Englisch angeboten. Ich gehe davon aus, dass 3M als global tätiger Konzern die App bald auch in weiteren Sprachen anbieten wird.

Fazit

Ein interessantes Tool, das aber noch in den Kinderschuhen steckt und hoffentlich bald weiter entwickelt wird, um sie mit mehr als nur bescheidenen Ansprüchen einsetzen zu können.

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