Produktiver arbeiten: meine 3 wichtigsten Tools

Angeregt durch die Frage von Ivan Blatter «Welches sind Ihre drei wichtigsten Tools, um produktiver zu arbeiten?», stelle ich heute meine 3 wichtigsten Tools vor. Alle drei sind zwar für sich allein schon sehr nützlich, aber im Verbund sind sie ein richtiger Produktivitäts-Booster: Superbuch – CamScanner – Evernote.

Tool 1: Superbuch – die zentralisierte Sammlung von Notizen, Ideen etc.

super-buchMein Superbuch habe ich schon gut drei Monate im Einsatz (mittlerweile benutze ich ein ’Leuchtturm 1917′-Notizbuch) und ich bin von dieser einfachen Lösung begeistert: Es ist genau das, was – neben den sonst vorwiegend elektronischen Tools – perfekt zu meiner Arbeitsweise, zu meinem Workflow passt. Darüber habe ich bereits bei imgriff.com berichtet.

Wenn ich unterwegs bin, reicht zur Not auch ein «Fresszettel» oder eine kurze, ins iPhone getippte Notiz. Entscheid ist dabei nur, dass ich diese Notiz nach der Rückkehr sofort ins Superbuch übertrage. Das ist auch der Grund, weshalb ich unterwegs am liebsten Post-its verwende – dich kann ich danach einfach ins Superbuch einkleben.

Damit nicht das Ganze nicht zu einem Friedhof der Informationen verkommt, ist die regelmässige Überarbeitung und Bereinigung wichtig.

Mit den Einträgen im Superbuch passiert folgendes:

  • Ich übertrage die Notiz in den Kalender, wenn es sich um einen Termin handelt,
  • erfasse sie in meinen ToDo-Apps «ToDo Cloud», wenn es eine Aufgabe ist
  • lege sie in Evernote ab, wenn sie auch später noch vorhanden sein soll (z.B. Ideen) und
  • ich streiche durch, was ich erledigt oder übertragen habe.

So bleibt alles immer schön übersichtlich.

Tool 2: CamScanner-App – der schnellste Weg, Handschriftliches in Evernote zu speichern

camscannerNur in Ausnahmefällen tippe ich Notizen aus dem Superbuch in Evernote ab. Wenn, dann aus einem einzigen Grund: damit ich sie im Titel, im Inhalt und in den Schlagwörtern durchsuchen und jederzeit innert weniger Sekunden finden kann.

In den allermeisten Fällen aber erfasse ich die Notizen, welche Ideen, Skizzen, Markierungen usw. enthalten und die ich archivieren will, elektronisch: mit der CamScanner-App (gibt’s fürs iPhone und für Android-Phones). Und speichere sie direkt von dort in Evernote ab.

CamScanner hat, gegenüber den Standard-Foto-Apps zwei immense Vorteile. Zum einen braucht man beim Fotografieren nicht gross auf den Ausschnitt zu achten: Im ersten Bearbeitungsschritt kann man den Ausschnitt bestimmen und Verzerrungen ausgleichen. Zum anderen bietet es im zweiten Schritt verschiedene, einstellbare Optimierungsoptionen (aufbereiten, aufhellen, schwarz/weiss usw.), mit denen Originalaufnahmen mit schlechtem Licht und schwachem Kontrast innert Sekunden massiv verbessert werden können.

Beruflich nutze ich die CamScanner-App auch, um Fotoprotokolle von Coachings und Sitzungen zu erstellen.

Tool 3: Evernote – das elektronische Archiv für (fast) alles

evernoteEvernote setze ich schon seit einigen Jahren ein. Richtig konsequent aber erst, seit es ich vor gut drei Jahren zusammen mit einer Freundin für ein komplexeres Projekt eingesetzt habe.

In Evernote archiviere ich nun alles, was ich auf längere Dauer im Zugriff haben möchte.

Das ist vor allem all das, was ich in elektronischer Form bekomme (via Mails, im Web gefunden oder von dort herunter geladen). Was nicht elektronisch daher kommt, erfasse ich entweder via Evernote-App auf dem iPhone oder über meinen Dokumenten-Scanner dorthin. Das dauert in der Regel weniger als eine Minute.

Der ’Fujitsu ScanSnap iX500′ Scanner ist ein Wunderding, das perfekt mit Evernote zusammenarbeitet: Dieser Sanner ist enorm schnell, scannt Vor- und Rückseiten gleichzeitig und ist für einen vernünftigen Preis zu haben. Und: er wandelt innert weniger Sekunden eingescannte Dokumente in maschinenlesbare PDF-Dateien um.

So kommt der grosse Vorteil von Evernote gegenüber Papier-Archiven zum Tragen: Alles Gespeicherte kann in Sekundenschnelle durchsucht werden – auch Texte in PDFs und auf Fotos!

Fazit

Meine drei wichtigsten Produktivitäts-Tools sind, jedes für sich, eine grosse Hilfe. In Kombination aber sind sie aus meiner Sicht kaum zu schlagen, weil sie meine Art zu arbeiten und damit meinen Workflow optimal unterstützen.

7 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Marcel

    Merci für deinen Blogbeitrag zum Thema.

    Zwei Fragen:
    1.) Gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen deinem Leuchtturm 1917 Superbuch vs. einem Moleskine? Oder ist das reine Geschmacksache. Ich kenne nur Moleskine, welche mir super gefallen.
    2.) In der Evernote App. hast du ja auch die Möglichkeit direkt ein Foto zu machen (wie du oben beschreibst), mit einfachen Bearbeitungsmöglichkeiten. Hast du dies auch schon probiert, im Zusammenhang mit der Übertragung deiner Handschriftlichen Notizen aus dem Superbuch, ohne den „Umweg“ ;-) über die Scanner App.

    LG
    Marc

  2. Gern geschehen :-)
    Zu Deinen Fragen:
    1) Ich liebe Moleskines (und einige andere) genauso wie die Leuchtturm-Bücher. Was mir bei denen besser gefällt: a) Sie haben bereits numerierte Seiten, b) es gibt sie auch mit Punktmuster und c) in 17 Farben.
    2) Da war ich vielleicht nicht ganz klar in meiner Beschreibung. Wenn die Qualität der Fotonotiz hoch sein soll (z.B. bei Kundenskizzen), benutze ich CamScanner. Wenn ich aber Notizen in Evernote nur für mich ablegen will, achte nicht so sehr auf «schön» und fotografiere direkt mit der Evernote-App, einfach als Foto, ohne zu justieren.

  3. Hallo Marcel

    Die Idee mit dem Superbuch in Kombination mit Post-Its finde ich toll, das werde ich so mal ausprobieren!

    Während ich auch Evernote und eine Scanner-App benutze, hapert’s bei der Organisation der handschriftlichen Notizen, die da überall sind…

    Liebe Gruess, Christian

  4. @ Christian
    Danke für die Blumen :-)
    Das ging mir vor dem Superbuch genau so. A4 Block, Notizbuch für unterwegs, Notizen im iPhone – überall. Seit ich mich strickt ans Superbuch halte, habe ich Ordnung und es geht nichts mehr verloren. Drücke Dir die Daumen, dass das auch für Dich die richtige Lösung ist!

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