Knipsen statt tippen: Protokolle mit dem Smartphone erstellen

Das Protokollieren von Sitzungen war früher ein Graus: Lange Monologe und hitzige Diskussionen mussten in stundenlanger Tipperei festgehalten werden. Heute erstellt man mit dem iPhone ein Fotoprotokoll, das wenige Minuten nach der Sitzung bei den Teilnehmern in der Mailbox ist. Das geht im Handumdrehen: Mein Screencast-Video zeigt’s.

Noch vor wenigen Jahren waren Besprechungen geprägt von langen Wortmeldungen, ergänzt von (dicht beschriebenen) Präsentationsfolien. Ein Graus für den, der im Anschluss alles Wort für Wort «zu Papier» bringen musste. Selbstredend, dass sich niemand freiwillig für diese Aufgabe gemeldet hat.

Protokollierung heute

Hier hat sich zum Glück vieles verändert. Zum einen werden heute weniger Protokolle in Textform geschrieben. Wenn, dann beschränkt man sich in der Regel auf so genannte Beschlussprotokolle. Zum anderen hat sich die Art solcher Sitzungen und Workshops verändert: das dynamische Arbeiten an Flipcharts, Weisswandtafeln usw. hat das statische Sitzen und Referieren abgelöst. Und damit hat sich auch das Protokollieren an sich verändert.

Knipsen statt tippen

Immer öfter werden so genannte Fotoprotokolle angefertigt, um auch die bildhaften Informationen wie Skizzen festzuhalten. In der ersten Zeit setzte man dafür eine einfache (und trotzdem teure) Digitalkamera ein. Das Resultat war mässig: verblasste Farben, kaum Kontrast, Details waren aufgrund der Auflösung nicht zu erkennen. Und der Aufwand, die Bilder von der Kamera auf den PC zu bringen, dort zu bearbeiten und anschliessend in ein mailtaugliches Format zu bringen, war hoch.

Vorteile

Die Vorteile des Protokollierens mit dem Smartphone liegen auf der Hand:

  • Die hochauflösende Kamera ist immer dabei.
  • Scanner-Apps bieten Funktionen wie Ausschnittwahl, Kontrasterhöhung, PDF-Erstellung usw.
  • Bildhafte Informationen bleiben erhalten.
  • Das Protokoll ist in wenigen Minuten erstellt und verteilt.
  • Der Umfang der Protokolle wird reduziert, der Papierverbrauch entsprechend geringer.

Einfach, schnell, effizient

Anhand eines fiktiven Praxisbeispiels habe ich in einem Screencast-Video festgehalten, wie einfach, schnell und effizient mit dem iPhone und JotNot ein Fotoprotokoll erstellt und als PDF-Datei per Mail versendet ist:

Fotoprotokolle mit iPhone-App erstellen from marcelwidmer on Vimeo

Smartphone-Apps

Seit über drei Jahren setze ich im beruflichen Alltag die iPhone-App «JotNot Scanner» (früher: «JotNot Pro») ein.

Sie bietet zahlreiche Funktionen:

  • Kamerastabilisierung
  • automatische Kantenerkennung
  • Mehrseiten-Unterstützung
  • Einstellungen für Weisswandtafeln, Quittungen, Dokumente etc.
  • Scans als PDF, PNG oder JPEG speichern
  • Protokoll direkt aus der App per E-Mail versenden
  • Unterstützung für Dropbox, Google Docs/Drive, Evernote uvm.

Es gibt zahlreiche weitere Apps fürs iPhone (und für Android-Phones): z.B.
«My Scans», «Scanner Pro», «CamScanner+»,«SmartScan PDF Pro». Die meisten gibt es auch als kostenlose Version (mit eingeschränkten Funktionalitäten).

Alternative Einsatzmöglichkeiten

Selbstverständlich können mit diesen Scanner-Apps nicht nur Fotoprotokolle erstellt werden. Ich nutze die Anwendung beispielsweise auch für das Erfassen von

  • Visitenkarten
  • Dokumenten, die ich auf Papier erhalten habe
  • eigenen handschriftlichen Notizen
  • Tabellen mit technischen Spezifikationen
  • Preislisten/-schilder
  • etc.

 

Bild: docstoc.com
Video: Marcel Widmer

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