The Circle: Getting Things Done auf das absolute Minimum reduziert

Getting Things Done von David Allen ist bekannt wie ein bunter Hund. Dass GTD – wie alle anderen Produktivitätsmethoden auch – immer eine sehr individuelle Angelegenheit ist, beweisen die unzähligen Variationen, die davon entstanden sind. Drei Wochen mit «The Circle».

Für mich ist das GTD-System zu komplex. Ich habe erkennen müssen, dass es nicht zu mir passt. Es umfasst für mich zu viele Regeln und Anweisungen. Wenn ich ein ganzes Buch lesen oder gar ein Seminar besuchen muss, um eine Methodik zu erlernen, dann weiss ich aus meiner eigenen Erfahrung: Das ist nichts für mich. Ich mag es nämlich bei solchen Dingen gern etwas einfacher: KISS.

«The Circle»

Deshalb gefällt mir eine aus GTD abgeleitete, simple Lösung zur Aufgabenverwaltung besonders gut: «The Circle» von Sigurður Ármannsson, die ich auf meinen Recherche-Touren durch das Web entdeckt habe.

Mich überzeugt deren Einfachheit: sowohl wegen der simplen Anwendung – nur eine Handvoll Tipps vor dem Start – als auch wegen dem minimalen Einsatz von Werkzeugen. Notizbuch und Stift – mehr braucht man nicht.

«Write down the project’s name […]. Put a circle in front of the name. […] After the circle, you write down the actions you need to do before the project is finished. One line at least for each action. […]
We now have projects with its actions, all with circles in front. And we surely have individual actions that are not part of any project […]. Put everything in, every action you need to execute at home or work. Don’t try to remember everything — except one thing: The notebook remembers.»

Ármannssons Prinzip besteht also darin
1) jede Aufgabe aufzuschreiben, chronologisch und ohne Sortierung,
2) vor jeder Aufgabe einen kleinen Kreis zu zeichnen und
3) dort den Status durch ein einfaches Symbol abzubilden.

Meine Adaption

© Sigurður Ármannsson, font.is.

Mit dieser kurzen Anleitung habe ich mich an die Arbeit gemacht, Ármannssons Tipps in den vergangenen drei Wochen in der Praxis ausprobiert und an meine Arbeits- und Denkweise angepasst.

Die wesentlichen Elemente wie – selbstverständlich – den Kreis und den Grundsatz, alles hintereinander im Notizbuch zu erfassen, habe ich beibehalten. Aber ein paar wenige Dinge habe ich modifiziert bzw. weggelassen.

Nach drei Wochen sieht mein «System» so aus:

  • Ich habe ein Symbol «kurz vor Abschluss» hinzugefügt; das motiviert mich für den Endspurt; dafür habe ich «Half way done» weggelassen. Ob ich die Hälfte erledigt habe, ist nicht relevant.
  • Die Unterscheidung zwischen «Important» und «Attention» habe ich nicht nachvollziehen können; ich habe die Begriffe zusammengefasst im Symbol «Fokus!»
  • «2-Minuten-Aufgaben»: Indem ich solche Aufgaben sofort erledige, aber trotzdem notiere, kann ich meine Arbeit bzw. den Erfolg sichtbar machen («Heute habe ich wieder richtig viel geschafft!» – Motivation pur)
  • Ármannsson notiert Teilaufgaben eingerückt unter den jeweiligen Hauptaufgaben; ich verzichte darauf, da später keine neuen Aufgaben eingefügt werden können und diese Struktur für mich mehr verwirrend als hilfreich war.

Praxistest

Der Praxiseinsatz ist so ausgesprochen simpel: Ich beginne mit einem einfachen Punkt im Zentrum des Feldes und schreibe das Projekt oder die Aufgabe dazu. Im Lauf der Arbeit passe ich das Symbol an bzw. fülle den Kreis Schritt für Schritt aus:

  • Ist es eine Aufgabe, die nach der GTD-2-Minuten-Regel sofort erledigt werden kann, bleibt es ein Punkt.
  • Nimmt die Aufgabe mehr als diese zwei Minuten in Anspruch, zeichne ich den Kreis darum herum.
  • Sobald ich mit der Arbeit begonnen habe, ziehe ich einen sekrechten Strick durch das Zentrum der «Uhr».
  • Kurz vor Abschluss male ich den Kreis bis auf einen Spickel aus – «5 vor 12».
  • Wenn ich die Aufgabe komplett erledigt habe, male ich den Kreis vollständig aus.

Zudem verwende ich diese Sonderformen bzw. -markierungen:

  • Bei abgebrochenen Aufgaben streiche ich den Kreis durch.
  • Wichtige Aufgaben markiere ich mit einem Ausrufezeichen: Fokus!
  • Delegierte Aufgaben markiere ich mit einem Pfeil.

Fazit

Das System ist an und für sich genau das, was ich für meine Art zu arbeiten brauche: es ist simpel und bietet durch die Symbole einen guten Überblick. Dennoch holpert’s in der Praxis noch etwas und ich bin mir nicht sicher, ob sich das Circle-System über längere Zeit in meinem Alltag wird halten können.

Folgende Fragen sind bei mir noch offen:

  • Notizbuch oder Elektronik? Soll ich meine Aufgabenverwaltung von MacBook/iPad/iPhone wirklich wieder zurück auf ein Notizbuch verlagern?
  • Mein Entscheid, Unteraufgaben von Projekten und Aufgaben nicht einzurücken, ist auch keine optimale Lösung. Wie kann ich den Überblick über Haupt- und Unteraufgaben behalten, ohne das System komplizierter zu machen?
  • Ich habe noch keine Lösung gefunden, wie ich Termine auf einfache Art und Weise integrieren kann. Eine Terminspalte am rechten Rand überzeugt mich genauso wenig das Eintragen von «Deadlines» in den Kalender.
  • Unbefriedigend ist für mich im Moment auch noch das Thema «Delegiert»/«Warten auf …»; ein echtes Handicap bei einer Lösung auf Papier.

Wie würdest Du das lösen? Hast Du die Methode für Dich vielleicht ähnlich adaptiert?

 

Bilder: Sigurður Ármannsson – font.is und Marcel Widmer

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