Wie Sie Ihr Zettelchaos in Griff bekommen

Sie kennen das: man schreibt sich während eines Telefongesprächs ein Stichwort als Gedankenstütze auf einen „Fresszettel“, skizziert eine Projektidee auf einem Blatt Papier und klebt das Post-it-Zettelchen – Festplatte am Freitag sichern! – an den Bildschirm. Wenn Sie beruflich nicht als Eremit tätig sind, wird Ihnen das Zettelchaos früher oder später über den Kopf wachsen. Sie kennen das!

Lösungsvariante 1

Für die „Analog-Arbeiter“ unter Ihnen, die wenig am PC arbeiten, und die sich mit einem Zeitplanbuch à la Time System nicht anfreunden können, empfehle ich das „stinknormale“ Notizheft. Am besten ein Spiralheft (lässt sich einfach umblättern, Seiten können herausgetrennt werden), mit karierten Blättern (das Zeichnen einer Tabelle ist einfacher) und im Format A4 (grosse Gedanken brauchen Platz).

Wenn Sie dieses Notizheft (fast) immer bei sich tragen und sich mit etwas Selbstdisziplin angewöhnen, alle (alle!) Notizen, Gedanken und Ideen, Grobkonzepte usw. in dieses Heft zu schreiben, dann werden Sie nie mehr nach Ihren schriftlichen Aufzeichnungen suchen müssen. Für die Gelegenheiten, in denen Sie bei besten Willen Ihr Notizheft nicht mitnehmen können, tragen Sie einen kleinen Block mit gelben Haftnotizen bei sich und kleben diese Zettel sofort (!) in das Heft, sobald Sie dieses wieder zur Hand haben. Gewöhnen Sie sich an, das Heft regelmässig, beispielsweise monatlich, zu überarbeiten: Erledigtes durchzustreichen, Pendentes zu erledigen, Kontaktdaten in Ihre Adressensammlung zu übertragen usw.

Lösungsvariante 2

Für die „Digital-Arbeiter“, für die der PC ein fast nicht mehr wegzudenkendes Hilfsmittel ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zwei will ich Ihnen hier kurz vorstellen:

Die eine Möglichkeit, gelbe Notizzettel am PC schreiben (und dort zu archivieren), stellt Werner Tiki Küstenmacher und seine Mitstreiter von simplify your life in einer Ausgabe von simplify-mail vor:

Gelbe Zettel im PC

Wenn Sie in einem fremden Text Änderungswünsche oder Anmerkungen anbringen möchten, dann geht das in der Welt des Papiers mit aufgeklebten gelben Post-It-Notizen. Microsoft Word kann das seit einiger Zeit auch ganz elegant digital. So geht’s: Klicken Sie dort in den Text, wo Sie einen Kommentar anbringen möchten. Wählen Sie in der Menüleiste oben Einfügen – Kommentar. Unten am Bildschirm öffnet sich ein Fenster, in das Sie Ihren Text eintippen können. Sind Sie fertig, klicken Sie auf „Schließen“. Das Wort, hinter dem Ihr Kommentar steckt, erscheint gelb hinterlegt. Sobald Sie oder jemand anderer mit der Maus über die gelbe Stelle fährt (ohne zu klicken), öffnet sich nach kurzer Wartezeit ein Fensterchen, in dem Ihr Kommentar erscheint (mit Ihrem Namen).

Wollen Sie den Kommentar verändern oder löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gelb hinterlegte Wort. Es erscheint ein entsprechendes Mini-Menü. Achtung: Wenn Sie eine so bearbeitete Datei weitergeben, sind die Kommentare für jedermann lesbar. Achten Sie vor dem Versand der Datei darauf, dass sie keine internen Anmerkungen mehr enthält, die den Empfänger nichts angehen.

Ich selbst setze eine Software ein, die noch viel mehr Möglichkeiten bietet: CUEcards von Marcus Humann. Dieses Programm bietet eine ganze Fülle von Funktionen, mit denen Sie Ihr „Zettel-Wirrwarr“ in den Griff bekommen. Speichern Sie damit

  • Notizen, Adressen und Kontaktinformationen
  • Handbücher und Dokumentationen
  • Verträge, Projektinformationen
  • interessante Textpassagen von Websites und die dazugehörigen Internetadressen
  • direkte (klickbare) Verweise auf Dateien, die Sie auf Ihrem PC abgespeichert haben
  • usw.

Die aktuellste Version ist CUEcards 2005. Sie können Sie von der Website downloaden und 30 Tage kostenlos testen. Wenn Sie sich für den Kauf entscheiden, zahlen Sie dafür weniger als bescheidene EUR 34.00, also rund CHF 56.00 und erhalten den Schlüssel zur Freischaltung unkompliziert und innert weniger Stunden per E-Mail.

Wenn Sie sich nach einigen Tagen angewöhnt haben, alle Informationen, die Sie während der Arbeit am PC irgendwo und irgendwie festhalten möchten, mit der Kopierfunktion von Windows direkt in CUEcards übertragen, kann ich Ihnen versprechen: Sie werden Ihr Zettelchaos in Griff bekommen!

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