Zeitmangement: Aufwandschätzung

Vor ein paar Tagen habe ich per E-Mail diese Anfrage erhalten:

Ich stehe in meiner Arbeit immer wieder vor der Aufgabe, eine Schätzung über den zeitlichen Aufwand abgeben zu müssen.
Ich wollte dich fragen: Kennst du Tipps, wie das leicht geht?

Das ist wirklich eine Knacknuss, an der auch ich selbst lange (und erfolglos) geknabbert habe! Jede Methode, die ich in der Anwendung ausprobierte, scheiterte daran, dass sie zu kompliziert nicht praktikabel war.

Mit diesem pragmatischen Ansatz arbeite ich nun aber seit Jahren und bin zufrieden damit:

  1. Ich habe über mehrere Wochen eine „Buchhaltung“ gemacht und all meine Arbeiten protokolliert – sowohl die geplanten als auch die ungeplanten.
  2. Im nachhinein (und bevor ich die „Buchhaltung“ ausgewertet habe) habe ich jeweils den Zeitaufwand für die erledigten Arbeiten und Projekte geschätzt.
  3. Zum Schluss habe ich mein Zeitprotokoll ausgewertet und mit den Schätzungen verglichen. Dabei habe ich dann festgestellt, dass ich mit der Schätzung jeweils rund 20% unter dem effektiven Zeitbedarf liege.
  4. Seit da schlage ich auf meine Aufwandschätzungen jeweils rund 20% drauf und fahre damit in der Praxis recht gut.

Die Zeitschätzung bleibt eine Schätzung und ist damit zwangsläufig nicht 100% richtig. Und die Protokollierung über mehrere Wochen war mühsam und hat meine Selbstdisziplin ganz schön strapziert. Aber dank dieser einfachen Lösung komme ich der Realität in den meisten Fällen recht nahe. Manchmal gilt zu Recht: KISS – keep it simple and stupid!

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